У четрдесет година рада увек сам се жалио на дуге, досадне и непродуктивне састанке, зато се придружите клубу! Да, састанци у старом стилу имају негативне ефекте на морал, продуктивност и мотивацију.^[1]

Он (Варрен Буффетт) не дозвољава да се његов календар пуни бескорисним састанцима. - Билл Гатес

Па, зашто састанци не могу бити краћи, продуктивнији и чак, усуђујем се рећи, забавни?

Добра вест је да многе компаније сада предњаче у управљању састанцима.

Ево 12 тајни продуктивног састанка. Ако сте менаџер или вођа тима, можда ћете желети да их примените. Ако сте члан тима, увек можете да дате предлоге како састанци заиста могу постати супер продуктивни.

1. Време није право питање

Већина људи се жали да немају довољно времена и састанци им могу одузети ову драгоцену робу. Други начин на који се на то гледа је да се једноставно концентришете на ниво енергије који имате.

Планирајте паузе тако да ниво продуктивности буде максималан.Оглашавање

Управљајте својом енергијом, а не својим временом. - Тони Сцхвартз

2. Нека састанци буду краћи

Одређивање временског ограничења од 10 или 15 минута заиста може помоћи. Неки менаџери заправо добивају тајмер тако да се он искључује када је састанак завршен. Није случајно што разговори о ТЕД-у имају максимално ограничење од 18 минута.

Разлог је тај што сва истраживања показују да наша пажња прогресивно опада ако састанци или разговори трају дуже. Студије рађене на Тексашком хришћанском универзитету показују да студенти памте више информација након краћих предавања.^[2]

3. Планирајте састанке само по потреби

Већина компанија има одређено време и дан за састанке. То значи да је продуктивност успорена, само због постављеног распореда.

Много је боље да се састанете када ствари треба обавити, донети одлуке и довршити тачке акције.

4. Упознајте устајање или негде друго

ДОврло занимљиво истраживањепоказује да седење повећава територијална питања.^[3]

Људи се осећају пријатно и такође желе да потврде свој став или ауторитет.То није тако лако учинити када устанете. Оглашавање

Учесници се осећају мање лагодно и желе да ствари ураде брже. Постоје и други иновативни начини одржавања састанака.

Али где год да се налазите, будите иновативни са својим простором. Покушајте са станд-уп састанком или напустите столове и упутите се у парк. Излази из свог свакодневног окружења.- Рицхард Брансон

5. Унапред планирајте дневни ред

Кратком састанку је и даље потребан дневни ред и ово би требало да се дистрибуира пре састанка, ако је могуће. Помаже људима да се припреме и усредсреде на питања о којима треба разговарати.

Ево Како конструисати дневни ред састанка убица који је једноставан и ефикасан .

6. Направите слободну зону за паметни телефон

Питајте људе о својим колегама који користе паметне телефоне или таблете током састанака. Већина то негодује јер показује недостатак поштовања и такође показује да је пуно учешће неједнако или одсутно.^[4]

Много је боље направити од простора за састанке зону без паметних телефона и подстаћи људе да остављају телефоне напољу у корпи, уз приложену пошту. Бела кућа то већ ради.

7. Ограничите број присутних

Ово је једна од препорука поменутих у посту Кристен Гил, „Старт-Уп Спеед“.^[5]Потпредседница је пословног пословања у Гоогле-у.Оглашавање

Ако полазнике ограничите на оне који су директно укључени у пројекат или процедуру, то оставља другима више времена да наставе са радом.

8. Водите састанак као сат

Председавање састанком је заиста вешт задатак. У идеалном случају, потребно је да урадите неке или све следеће:

• Наведите сврху састанка, нпр. - Састајемо се данас да завршимо посету ревизора.
• Не држите ван дневног реда интервенције ван теме. Могу се ставити на „паркинг“ ако на крају има времена.
• Охрабрите све да улазе.
• Обесхрабрите показивања.
• Држите се одређеног времена.

9. Однесите акционе бодове

Особа која води састанак мора да одржи целу ствар на правом путу, у кратком временском распону.

У пракси то значи да на крају људи имају листу тачака акције и да су оне означене на ДРИ (директно одговорна особа).^[6]

10. Омогућите време транзита

Уверите се да је програмирано довољно времена пре састанка како би људи заиста могли стићи на време.

Омогућавање десет минута пре и после других веридби помаже људима да се сложе и планирају своје одсуство, иако је врло кратко.

О одлукама се води евиденција и оне се могу послати е-поштом као подсетници свим учесницима.Оглашавање

11. Оквири исхода и план за следећи састанак

Под претпоставком да ће тачке акције донети потребне резултате, увек је добра идеја да се назначи шта би требало да покрива следећи састанак.

Ово не треба постављати у камен, већ се треба уклопити у пословне и маркетиншке планове. Такође помаже у истицању дугорочних циљева.

12. Подстакните тренинг вештина састанка

Делегирање неких задатака састанка и пре и током састанка је одличан начин да се приступи тренингу вештина састанка.

Одлучите ко ће бити одговоран за бележење тачака акције, времена и дневног реда. То се може постићи ротацијом, тако да ћете и даље имати укупну одговорност за вођење састанка. Да бисте си помогли да ефикасно напишете записник са састанка, погледајте ове савете: Како написати одличне записнике са састанка, па се ништа не губи у преводу

Више о продуктивности на послу

• Како бити продуктиван на послу: 9 основних правила
• 6 једноставних навика на послу које ће тренутно повећати вашу продуктивност
• Помодоро техника: да ли је право да повећате продуктивност?
• Како формула продуктивности може мотивисати запослене на ефикасан рад

Кредит за истакнуте фотографије: Откачите преко унспласх.цом

Референца