Сви састанци имају сврху. Неки састанци су „браинсторминг“ сесије. Остали састанци су стратешке сесије за постизање одређеног циља. Неки састанци су прегледи са других састанака. Без обзира да ли се окупљате како бисте попунили своје запосленике на задивљујућим резултатима из трећег квартала или увежбали представу за новог клијента, ваш састанак ће се одвијати глатко, ефикасније и продуктивније са прецизно осмишљеним дневним редом састанка.

У овом чланку ћете научити како да креирате ефикасан дневни ред састанака и организујете продуктивне састанке.

Преглед садржаја

1. Важност дневног реда састанка
2. Како написати ефикасну агенду састанка
3. Предлошци дневног реда састанка
   • Шаблон дневног реда бр. 1 - планирање
   • Предложак дневног реда бр. 2 - Информације
   • Шаблон дневног реда бр. 3 - Презентација
4. Суштина
5. Још савета за организовање продуктивних састанака

Важност дневног реда састанка

Састанак без дневног реда сличан је путовању без плана путовања

Као заузети професионалац, губите стрпљење када осећате да вам се троши драгоцено време. То се дешава чешће него што можда мислите. За многе руководиоце састанци трају два од пет дана радне недеље.

Утолико више разлога да будемо сигурни да је сваки састанак неопходан. Прво питајте да ли се теме могу обрадити на други начин - можда е-поштом или путем телефонског позива са кључним играчима. Ако утврдите да је састанак лицем у лице императив, напишите дневни ред састанка да бисте истакли тачке дискусије и одредите време за сваког говорника.

Знате фрустрацију коју осећате када састанак заостаје десет минута према распореду, док сви пристојно чекају да Сузан заврши са шикљањем о свом путовању на Бермуде? Дневни ред састанака делује као благи подсетник свима окупљенима да је време драгоцено и молимо вас да останете на месту.

Добро осмишљени програми укључују

Заказивање састанка особља сигнализира сарадницима да је потребан њихов допринос или да треба извршити задатке. Када пратите позив за састанак са детаљним дневним редом, учесници знају да се припреме. Радници заправо кажу да уживају да учествују на састанцима ако постоји јасан циљ и ако се размене одговарајуће информације.

Паметни дневни ред састанака оријентисан је ка циљу

Дневни ред састанака поставља све теме које треба покрити. Изаберите различите звучнике за сваку тему, а идеално би било бити одређено време за сваког говорника. Ако је то сесија мозга, размотрите дневни ред који наводи очекиване исходе. На пример: изнесите план за развој нашег програма менторства; поставити временске рокове; вршити задатке особља.

Дневни ред служи као водич за фацилитатора састанка, одржава све у синхронизацији и пружа формат за особу која узима записник са састанка.

Како написати ефикасну агенду састанка

Па, како кренути у израду овог најважнијег дневног реда састанка? Примените ових 8 корисних савета:

1. Тражење повратних информација унапред

Ваши шефови и колеге биће ангажованији ако затражите њихов допринос. Добивањем њиховог улога повећаће се вероватноћа да ће они присуствовати састанку и победити у његовим исходима.Оглашавање

Недељу дана пре састанка, посетите некога од кључних играча у вашој компанији и једноставно питајте, да ли желите да нешто уврстите на дневни ред састанка?

2. Придржавајте се правилног дневног реда састанка

Након што израдите дневни ред, водите га надређени, шеф супервизора и свака наведена особа на дневном реду. Никада не укључују говорника на дневни ред, а да претходно нису предузели ове мере предострожности. Избегавајте да наводите раднике који су ван града или да присуствују другим састанцима.

Ако је кључни играч одређеног посла одсутан, замолите другог особља да је попуни. Из љубазности, обавестите их обојицу да сте предузели овај корак.

Једном када је дневни ред састанка одобрен и говорници постављени, унапред пошаљите дневни ред свим учесницима састанка. Водите рачуна да одговорите на састанак. Желите да избегнете било каква изненађења.

3. Поштујте временску линију

Ако сте канцеларију за конференције резервисали за сат времена, то је најдуже што би требало да траје ваш састанак.

У неким компанијама ће друге групе резервисати салу за конференције одмах након одласка ваше групе. Идеално је да саставите дневни ред састанка тако да ваш тим напусти собу најмање пет минута пре почетка следећег састанка.

4. Пронађите принцип организовања за дневни ред састанка

Поједноставите свој дневни ред тако да ће присутни отићи имајући јасан предосећај исхода. Можда ћете желети да дате приоритет, наводећи најважније пројекте о којима се прво мора разговарати.

Понекад има смисла организовати ове пројекте према њиховим роковима. У другим случајевима има смисла навести ове пројекте по њиховом значају за фирму.

5. Размотрите број људи који би требало да пријаве

Пет минута непрекидног времена често је довољно дуго за ажурирање одређеног састанка. Прекиди су ти који додају време!

Ако је ваш старији В.П. Ако маркетинг прекинемо, узнемири се или скрене са стазе, размотрите дневни ред састанка који оставља питања и одговоре у последњих десет минута састанка. Затим, будите сигурни да је примените. Можете нежно да прекинете прекидача и кажете: Као што знате, Паул, на крају смо оставили времена за питања. Одмах, пустимо Рицка да заврши своје ажурирање.Оглашавање

6. Обратите пажњу на редослед говорника

У неким компанијама прво говори виши менаџмент. У другим компанијама то раде млађи сарадници. Када утврђујете редослед звучника, уверите се да је у складу са културом ваше компаније.

С тим у вези, никада на дневни ред састанка не укључују никога ко не треба да извештава. Ако то учините, састанак ће дуго трајати. Када стављате говорнике на дневни ред, одлука о томе да ли ћете укључити њихове наслове поново ће зависити од културе ваше компаније.

У лежернијем окружењу можете само навести имена. У формалнијем окружењу можете навести имена и презимена и укључити наслове.

7. Формирајте дневни ред састанака на исти начин

Дневни ред састанка треба да се направи на заглављу организације - или најмање, да садржи логотип компаније. Наслов састанка и датум ставите на врх дневног реда, заједно са предвиђеним временом почетка и завршетка састанка.

Дневни ред састанка треба да буде у оквирном формату читљиве величине. Нађите чист дизајн дневног реда и користите га сваки пут ради доследности. Фонт би требао бити лак за читање, као што је Тимес Нев Роман или Женева или Ариал. Ако образац већ постоји за дневни ред састанака, једноставно га користите. Ако један не постоји, створите га. (Погледајте следећи одељак)

8. Укључите списак докумената потребних за састанак

Често ће се на састанку од групе тражити да реагује на извештај или предлог, а корисно је навести ове документе на дну дневног реда.

Поред тога, уштедеће време ако документе пошаљете заједно пре састанка, тако да ће сви који присуствују имати времена да их прегледају.

Ако су потребни преносни рачунари, обавезно унапред обавестите присутне.

Предлошци дневног реда састанка

Све док постоје састанци, постоје и дневни реди састанака. Дакле, велике су шансе да неко у вашој компанији зна за чист, лак за читање образац дневног реда састанка који можете да користите. Али не, узмите у обзир један од ових:

Шаблон дневног реда бр. 1 - планирање

Дневни ред састанка за планирање програма ментора

Локација: Сала за конференције на првом спратуОглашавање

Датум: 18. новембар 2019

Време: 1-2: 30 ПМ И

Распоред

1. Позадина сврхе менторског програма, Цхерил Смитх, директор, Људски ресурси (13-1: 15)
   • а. Докази о ангажовању запослених
   • б. Треба сређивати звезде у успону
2. Регрутовање ментора / ментора, Мак Марцус, помоћник директора, ХР (1: 15-1: 35 пм)
   • а. Остали корпоративни модели
   • б. Критеријуми за мождану олују
3. Захтеви за менторски програм, Сетх Валсх, приправник за ХР (1: 35-1: 55 пм)
   • а. Предности и недостаци структурираних менторских састанака
   • б. Захтеви за мождану олују
4. Имплементација, Цхерил Смитх (1: 55-22: 20 поподне)
   • а. Временски оквир за шефове одељења да идентификују учеснике
   • б. Увођење пилот програма
     • и. Тренинг за 1. учесника
     • ии. увођење пилот програма
     • иии. квартални извештаји
   • ц. Процена програма
5. Следећи кораци, Мак Марцус (2: 20-2: 25 пм)

Предложак дневног реда бр. 2 - Информације

Дневни ред састанка ВКСИЗ

Циљ: Створити одрживу листу предузећа за хладне позиве

Водитељ састанка: Мари Старски

Датум: 20. новембар 2019

Локација: Сала за конференције 16. спрата

Време: 16:00 - 17:00 ЕТ

Број позива / код

Ставке дневног редаОглашавање

Увод од 16:00 до 16:00

1. Јохн Смитх — Пресентер 16:05 - 16:20 Контактиране компаније
2. Марианне Легит - водитељка 16:20 - 16:35 Потенцијални потенцијални купци
3. Силвија Стретч - водитељка 16:35 - 16:55 Нове технике претраживања
4. Питања и одговори [Само ако је време]

Припрема за састанак

• Молимо прочитајте: [Наведи и приложи документе]
• Молимо вас да понесете: [тј. Лаптоп, предлози, потрошни материјал]

Шаблон дневног реда бр. 3 - Презентација

Дневни ред компаније ЗЗЗ

Датум / време почетка и завршетка: 21. новембра 2019; 9:00 ЕТ-10 АМ ЕТ

Локација: Кафетерија, 12. спрат

Састанак сазвао: Стеве Паркс

1. Добродошли / Увод - [Стеве Паркс, 9:00 - 09:00]
2. Преглед нове линије производа - [Паул Ариа, 9:10 - 9:20]
3. Демонстрације - [Цлаире Рингис, 9:30 - 9:40]
   • а. Избељивачка паста за зубе
   • б. Паста за зубе која јача десни
   • ц. Паста за зубе која се бори против плака
4. Маркетинг производа - [Стеве Паркс, 9:40 - 9:50]
5. Дискусија и питања и одговори [9:50 - 9:55]
6. Следећи кораци - [Биће дистрибуирани након састанка]

Суштина

Када напишете дневни ред састанка, ви контролишете састанак

Ваш циљ би требао бити вођење уског састанка. Интелигентна агенда ће вам помоћи да то урадите. Оставите довољно времена за дискусију, али не превише времена. Такође, побрините се да састанке започнете на време.

Када преузмете одговорност за састављање дневног реда састанка, ви управљате којим путем акције треба да се предузме. Ваша способност да израдите ефикасан дневни ред састанка повећаће продуктивност и састанака и праћења. То су два изванредна подвига.

Организујте најуже састанке у својој компанији и учинак вашег тима ће скочити увис.

Још савета за организовање продуктивних састанака

• 12 тајни супер продуктивног састанка које бисте требали знати
• Како убити бескрајне састанке и остати продуктиван
• Како написати ефикасне записнике са састанака (са примерима)
• 11 апликација за планирање састанака за побољшање ваше продуктивности

Кредит за истакнуте фотографије: & Сцарон; тефан & Сцарон; тефанчик путем унспласх.цом Оглашавање