Док седите да бисте прочитали овај чланак, претпостављам да сте већ данас на послу искусили сметње, вероватно више пута.

Шансе су да вас могу прекинути пре него што заиста прочитате овај чланак.

Једноставна истина је да се сви на послу суочавамо са дистракцијама сваког дана, и обично сваког сата, нешто или неко може довести до тога да вам се расеје.

Са толико састанка којима треба присуствовати, разговора или напуштања колега, позива, имејлова, друштвених обавештења и бројних других прекида, често се може осећати као прави изазов остати продуктиван и обавити важне ствари.

Ометања смањују нашу продуктивност и енергију.

Утичу на нашу способност да се фокусирамо и придржавамо пројеката или задатака довољно дуго да их сагледамо.

Ако размишљате о својој радној недељи, сигуран сам да можете да наведете 5 до 10 ствари или људи који су створили сметње на послу.

Али колико је тих сметњи које сами себи наносе и колико су резултат вашег радног окружења?

Преглед садржаја

1. Зашто бисте се на послу решили ометања?
2. 7 уобичајених сметњи на послу (и како се борити против њих)
3. Суштина
4. Више о фокусирању

Зашто бисте се на послу решили ометања?

Готово 3 од 4 радника (70%) признају да се осећају растресено на послу, а 16% људи изјавило је да им је готово увек растресено.^[1]

Учинак ометања на радном месту, према извештају, обухватао је:

• 54% је рекло да се не понашају онако како би требало
• 50% је рекло да су знатно мање продуктивни
• 20% је рекло да нису у могућности да остваре пуни потенцијал и напредују у каријери

Иста анкета из Удеми-а навела је главне предности смањења ометања радног места од оних са којима су обављени разговори:

• 75% је изјавило да радим више и да сам продуктивнији
• 57% је изјавило да сам мотивисан да дам све од себе
• 51% је изјавило да сам сигурнији у своју способност да добро радим свој посао
• 49% је изјавило да сам срећнији на послу
• 44% је изјавило да радим квалитетније

Ударци за посао који су највише одвратили пажњу у свом истраживању укључивали су разговорљиве колеге (које наводи 80% анкетираних радника) и буку у канцеларији (70%).

За ниску продуктивност 60% испитаника окривило је састанке, док је 58% рекло да, иако им друштвени медији нису потребни да раде свој посао, радни дан не би могли проћи без провере платформи као што су Фацебоок, Твиттер и Инстаграм.

7 уобичајених сметњи на послу (и како се борити против њих)

Истраживање ЦареерБуилдер-а о 2.000 америчких менаџера за запошљавање и људске ресурсе из 2016. године показало је да су главни кривци за ометање паметни телефони (55%), интернет (41%), трачеви (37%), друштвени медији (37%), колеге који свраћају (27%), паузе за пушење или ужину (27%), е-пошта (26%), састанци (24%) и бучни сарадници (20%).^[два]

Готово три четвртине послодаваца које је анкетирао ЦареерБуилдер рекло је да су два или више сати дневно изгубљена у продуктивности због ометања на радном месту, а скоро половина (43%) процењује да су изгубили три или више сати дневно.

Истраживање службе финансијског управљања Тхинк Монеи у Великој Британији од 2.000 људи известило је да је трећина запослених ометена на послу и до три сата дневно.^[3]

Дакле, замислите ако сте имали мање дистракција на послу и успели сте да повећате фокус и обавите више од свог најбољег посла.

Имајући у виду ове анкете о ометању радног места, идентификовао сам главних 7 ометања са којима се вероватно тренутно суочавате и неке ефикасне стратегије које ће вам помоћи да их превазиђете како бисте повећали продуктивност и креативност:

1. Брбљиви сарадници

Изградња односа са тимом и колегама на послу је од суштинске важности.

Свакодневни разговори су важни за изградњу пријатељске културе сарадње и атмосфере у канцеларији, али лако је заробити се у бескрајне разговоре и трачеве.Оглашавање

Ако су вам врата увек отворена, врло је лако да неко уђе главом у канцеларију и постави питања, што вас удаљава од вашег продуктивног рада.

Како остати фокусиран и умањити пажњу

Ако имате проблема са непрекидно брбљавим или ометајућим члановима тима, покушајте да водите дискретан разговор са њима о утицају који то има на ваш дан.

Ако их имате, затворите врата канцеларије. Још један метод који ћете користити ако желите да будете концентрисани и концентрисани је да ставите пар слушалица (ако вам то дозвољава канцеларија).

2. Канцеларијска бука

Истраживање Ким и де Деар са Универзитета у Сиднеиу открило је да је 30 посто радника у кабинама и око 25 посто у канцеларијама без преграда било незадовољно нивоом буке на послу.^[4]

Истраживање компаније Ипсос и тима за радни простор компаније Стеелцасе показује да је 85% људи незадовољно својим радним окружењем и не могу да се концентришу. Од испитаних 95% је рекло да им је посао у приватном сектору важан, али само 41% је рекло да то може, а 31% је морало да напусти канцеларију да би посао било завршено.^[5]

Анкетирано је више од 10.000 радника из 14 земаља, а кључни налази такође су показали да:

• Канцеларијски службеници губе 86 минута дневно због ометања
• Многи запослени су немотивисани, непродуктивни и претјерано под стресом
• Они имају мали капацитет да креативно и конструктивно размишљају и раде

Ако радите у великој или малој канцеларији, сигуран сам да сте искусили да канцеларије постају заиста гласне, било да се ради о разговорима, телефонским позивима, музици или другим звуковима.

Како остати фокусиран и умањити пажњу

Ако имате канцеларију, најједноставније је затворити врата како бисте добили мало приватности и фокусираног, тихог времена.

Када имате колеге за које знате да стварају велику буку, можете ли им прићи и водити тих разговор о томе како њихови поступци утичу на вашу способност да се усредсредите? Морате ли радити са свог стола?

Ако имате одређени пројекат, морате радити на оном месту где вам треба мирно, непрекидно време, истражујући рад из мирног простора у вашој згради.

Алтернативе укључују рад од куће (ако је могуће) или са друге локације, попут парка или кафића.

У канцеларији ће увек бити буке и већину времена ће бити подношљива, али повремено морате да промените окружење да бисте обавили најважнији посао.

3. Потрошња е-поште

Према Тиму Ферриссу, потребно нам је:

ограничити потрошњу и производњу е-поште. Ово је највећи појединачни прекид у савременом свету.

Сви знамо колико е-пошта може бити ометајућа.

Уобичајени дан, колико е-маилова примате и шаљете?

Да ли вам ово звучи познато?

Радите на важном пројекту и добићете обавештење да сте добили е-поруку.

Сада имате два избора.

Можете зауставити оно што радите и разбити фокус и прочитати е-пошту или можете остати на задатку и касније погледати е-пошту.Оглашавање

Многи људи овако прођу цео дан. Они су потпуно ангажовани на раду на нечему важном и тада се појављује обавештење путем е-поште.

Зауставите оно што радите, пребаците се у пријемно сандуче и прочитајте е-пошту, често е-пошту која је потпуно небитна и не доприноси вашим тренутним приоритетима.

Ови имејлови могу створити стални осећај заузетости и често резултирају недовршеним пројектима на крају дана.

Ово заузврат може створити осећај да заправо нисмо имали продуктиван дан.

Како остати фокусиран и умањити пажњу

Блокирање времена

Одвојите одређену количину непрекидног времена за рад на пројекту или задатку. Обавежите се да током овог периода нећете гледати е-пошту (или одговарати на телефонске позиве).

На основу Тимовог савета, решио сам да проверавам е-пошту само два пута дневно. То већ има огроман утицај. Ево шта предлажем:

Радите у офлајн режиму

Подесите рачунар или лаптоп у офлајн режим и пустите да се поруке е-поште сакупљају у пријемном сандучету док не будете спремни да одговорите на њих.

Уместо да прегледате и одговарате на е-пошту једну по једну, нека се акумулирају, а затим одвојите фокусирано време за обраду и одговарање на е-поруке.

Групно одговарање на е-пошту трајаће мање времена од одговарања на њих један по један и омогућава вам да останете усредсређени на пројекат који вам је доступан, а да не будете ометани.

Проверите е-пошту сваког дана у одређено време

Ову методу увели су многи моји клијенти предузетничког подучавања и она им је помогла да ослободе време и остану фокусиранији.

Радне околности ће се разликовати, па је важно пронаћи процес који одговара вама и осталим члановима тима.

Један од начина је да имате два одређена пута дневно за проверу е-поште, други можда три пута дневно - ујутро, за време ручка и сат времена пре него што одете, како бисте били сигурни да сте сви заокупљени.

Ако се одлучите за примену ове технике, било би паметно створити поруку ван канцеларије.

Немојте прво проверавати е-пошту

Ову технику може бити тешко применити у зависности од ваших околности, али ако будете могли, бићете много продуктивнији. Ево зашто.

Уместо да прво проверавате е-пошту, уместо тога проведите ово драгоцено време када сте енергичнији и усредсређенији радећи на једном или два највећа приоритета за тај дан.

4. Коришћење паметног телефона (и остали уређаји)

Стално гледање у телефон прекида ток рада и фокусирање.Оглашавање

Према недавном истраживању компаније Делоитте, просечна особа проверава свој паметни телефон 47 пута дневно.^[6]

Ако користите просек 47 пута дневно и радите осмочасовни радни дан, то значи да телефон можда проверавате готово шест пута на сат.

То је довољно да било коме одвуче пажњу.

Сви знамо да нас паметни телефони и други уређаји често прекидају и одвлаче пажњу од пројекта или задатка на којем радимо.

Лако је често направити паузу од важних задатака да бисте проверили своје телефоне, сатове и друге уређаје.

Како остати фокусиран и умањити пажњу

Преместите телефон негде другде

Веома је примамљиво да проверимо своје телефоне, чак и ако радимо на важном пројекту.

Раствор? Ставите телефон у фиоку или га померите ван домета тако да нећете доћи у искушење да га брзо погледате.

Искључите обавештења

Искључите сва обавештења која не захтевају тренутну пажњу, посебно обавештења на друштвеним мрежама. То укључује е-пошту ако сте то поставили и на телефону.

Ако су нека обавештења заиста битна, учините их тихим и сакријте их са закључаног екрана.

5. Друштвени медији

Колико времена проводите на друштвеним мрежама на послу? Инстаграм, ЛинкедИн, Твиттер, Фацебоок, Пинтерест ... Списак апликација и веб локација који се окупљају да би захтевали толико наше пажње готово је бескрајан.

Постоји стални ток информација доступних од наших пријатеља и колега, од вести, од наших компанија. Неке ваше колеге вероватно тренутно проверавају своје друштвене медије док читате овај чланак.

У разговору за ТЕД, Цал Невпорт, аутор књиге Дееп Ворк , рекао је одлазак на друштвене мреже је попут одласка у казино .

Очекујете да ћете добити лајкове и изаћи ћете из тога. Вратите се размишљању, ја ћу следећи пут добити награду. Награду ћу добити следећи пут. Награду ћу добити следећи пут. А ви само седите и чекате да дође обавештење да бисте се могли вратити.

Како остати фокусиран и умањити пажњу

Попут употребе паметног телефона и е-поште, покушајте да поставите одређене временске оквире или параметре када ћете проверавати друштвене медије.

Обавезно искључите сва обавештења када морате да потрошите фокусирано, продуктивно време на одређени задатак или пројекат.

Погледајте овај чланак да бисте сазнали више: 9 корака за прекид везе са друштвеним медијима и поновно повезивање са животом

6. Састанци

Током напорне недеље, последње што вођа или менаџер жели је изгубљени сат или два заседања на непродуктивном састанку.

Када бих вас питао који би био најефикаснији начин да будем неефикасан, сигуран сам да би многи од вас рекли лоше састанке.Оглашавање

Данашњи састанци троше више радних сати него икад раније. Већина запослених присуствује 62 састанка месечно, али половина од њих се сматра губљењем времена.

Свеукупно, 31 сат проведе се на непродуктивним састанцима током просечног месеца, при чему је 91 одсто запослених криво за сањарење, док је 39 одсто признало да је заспало.^[7]

Како остати фокусиран и умањити сметње

Да би састанци били продуктивни и вредни, неопходно је да сваки састанак има јасан дневни ред и вођу.

Више о томе како одржати продуктиван састанак написао сам у чланку: Како водити састанке тимова на најпродуктивнији начин

7. Мултитаскинг

Сви морамо повремено да радимо више задатака, али што мање то радимо то боље.

Више задатака смањује продуктивност и креативност. У чланку за Харвард Бусинесс Ревиев, Петер Брегман примећује да нам продуктивност опада за 40% када покушавамо да се фокусирамо на неколико ствари одједном.^[8].

Према Глорији Марк, потребно је у просеку око 25 минута (тачније 23 минута и 15 секунди) да се вратите на првобитни задатак након прекида.^[9]

Мултитаскинг нас успорава , и смањује фокус, енергију и продуктивност. Наш мозак једноставно не може ефикасно да се носи са истовремено обављањем задатака.

Како остати фокусиран и умањити пажњу

Радите у временским блоковима. Минимизира количину дистракције која нам се ставља на све више повезане животе. Не штити нас само од ометања других, већ и од наших самонанесених ометања.

Блокирање времена је издвајање намерне количине времена за одређене пројекте или задатке и улагање намерних напора да се не дозволи да ометања или уметања других прекину тај фокус.

Након истека тог временског блока, направите планирану паузу, а затим започните следећи блок фокусираног времена. Сваки блок фокусираног времена посвећен је једном задатку / пројекту или скупу сличних задатака.

За блокирање времена користим методу 60-60-30:

Радите 50 минута и направите 10-минутну паузу. Радите још 50 минута и направите још 10 минута паузе. Затим издвојите 30 минута да се напуните, што би могло значити ручак, шетњу итд.

Користити Техника парадајз да вам помогну да радите у временским блоковима.

Суштина

Ометање на радном месту никада неће нестати. Да бисмо ефикасно искористили своје време и повећали продуктивност и креативност, неопходно је да разумемо шта нам одвлачи пажњу и створимо системе који ће то зауставити.

Сигуран сам да се можете идентификовати са барем једним од дистракција истакнутих у овом чланку.

Надамо се да ће вам неки од тимова помоћи да победите сметње на послу и учините вас ефикаснијим и продуктивнијим.

Више о фокусирању

• Како зауставити мултитаскинг и постати много продуктивнији
• Како бити продуктиван на послу: 9 основних правила
• 10 најпаметнијих софтвера за продуктивност за побољшање ваших радних перформанси
• 30 најбољих књига о продуктивности које бисте требали прочитати да бисте повећали продуктивност

Кредит за истакнуте фотографије: Прокицлицк Виситор Манагемент Систем преко унспласх.цом

Референца