У свом последњем посту говорио сам о шест најчешћих радних навика које саботирају вашу продуктивност. Први преступник на мојој листи био је колико често проверавате своју е-пошту. Док сам писао свој последњи чланак, открио сам да постоји мноштво информација о тој теми и да је заиста заслужило свој властити посвећени чланак.

Што се тиче наше службене е-поште, већина нас то доживљава као лоптицу и ланац. Стално морамо то да проверавамо или ризикујемо бес шефова и сарадника који покушавају да комуницирају са нама. Ако не одговоримо на имејл у року од 5 минута, видећемо нас као лење или непродуктивне.

Али према неким стручњацима, пречесто проверавање ваше е-поште заправо је главни фактор који може допринети смањеној продуктивности. Ако сте један од таквих сваки пут кад ми телефон зазвони, морам одмах да проверим своју е-пошту, сортирајте људе, читајте даље да бисте открили зашто сте можда постали свој највећи непријатељ.Оглашавање

Колико често је нормално?

Па, колико често просечна особа проверава своју е-пошту у одређеном дану? Тешко је ући у траг поузданим статистикама. Према једна анкета , око 40% испитаних људи који су мислили да су проверили своју е-пошту између 6 и 20 пута дневно. Наравно, тешко је рећи колико је особа тачна када мери сопствене навике е-поште.

Други преглед каже да 56,4% људи своју е-пошту проверава само између 0-5 пута дневно. Међутим, та студија је из 2009. године и вероватно је прилично датирана.

Никада не проверавајте своју е-пошту ујутро

Оприн омиљени организациони стручњак је жена по имену Јулие Моргенстерн, аутор књиге Невер Цхецк Емаил ин Морнинг. Погодите шта она саветује?

Према Моргенстерну, провера ваше е-поште прво када уђете у канцеларију сваког јутра је проблематична јер то може бити лажни осећај постигнућа. Одговорите на 40 имејлова и осећате се као да сте урадили пуно посла, али у стварности вероватно још увек имате хрпе папира, састанака и телефонских позива. Одговарање на е-пошту је неопходно за обављање вашег посла, али није увек нешто што активно зарађује за вас или вашу компанију.Оглашавање

Стручњак за продуктивност Сид Савара такође се слаже са Моргенстерном. Што се тиче е-поште, незнање је блаженство. Зато ако имате нешто важно на чему желите да напредујете, за вас имам следеће четири речи: Не проверавајте своју е-пошту. Чим устанете, радите на нечему важном 30-45 минута, а тек онда то проверите. Ако можете издржати, сачекајте још дуже. Понекад уопште не проверавам е-пошту тек после ручка ... Све нове информације које добијете могу да вам одвуку пажњу. Не могу све да контролишем, али могу да контролишем сопствену дистракцију.

Метода од 24 сата

Други људи тврде да уместо да проверавате своје имејлове почев од дана, требало би да их проверавате једном дневно, ујутру. Међу члановима овог кампа је и стручњак за продуктивност Елизабетх Граце Саундерс . Обично брише пријемно сандуче током првих 1-2 сата свог дана и формулише свој план игре за остатак дана након тога. После тога, остатак дана углавном више не гледа своју е-пошту, што јој омогућава да се у потпуности усредсреди на развој пословања и пројекте клијената.

Ово је теже, наравно ако сте на дну ланца исхране у својој компанији. Али ако сте у вишем менаџменту или сте самозапослени, постављање ове рутине може бити одличан начин за повећање ваше продуктивности.

Када сте у сумњи, погледајте табелу

Сцотт Сцхепер два пута дневно проверава његову е-пошту и креирао је згодан дијаграм тока који ће вам помоћи да прелистате све непрочитане поруке у пријемном сандучету.Оглашавање

Сваки пут када отворите нову е-пошту, поставите себи 3 основна питања:
1. Да ли је ово релевантно?
2. Могу ли да решим ово?
3. Да ли ће ми требати мање од 2 минута мог времена да се бавим овим?

Пратећи његов практични дијаграм тока, развићете нови начин за ефикасније пробијање у пријемно сандуче.

5 А Даи

И само у случају да нисте имали довољно опречних мишљења стручњака, ево још једног. Род Куртз оф Бусинесс Веек тврди да бисте требали провјеравати своју радну е-пошту пет пута дневно.Оглашавање

Проверите пристиглу пошту само пет пута дневно - прво ујутро, средином јутра, после ручка, средином поподнева и крајем дана. Или још мање ако сте способни. Ово функционише када искључите функцију аутоматског слања / пријема, омогућавајући вам до два сата да се усредсредите на посао, уместо да будете непрекидно прекидани. Функционише када групишете сортирање е-поште, што вас чини продуктивнијим и ефикаснијим у раду са њим.

Закључак

Постоји разлика између заузетости и продуктивности. Обавезно распоредите време за е-пошту на такав начин да избегнете бркање. Ако приступите својој е-пошти са исправним ставом, можете повећати своју продуктивност скоковима и границама.

По речима Сцотта Сцхепера, дан испуњен пухањем ветра са запосленима, одговарањем на питања, буљењем у имејлове, провером друштвених мрежа и ћаскањем са колегама неће вас обогатити. Биће вам заузето.Оглашавање

Каква је ваша свакодневна рутина е-поште? Да ли планирате да испробате неки од ових савета? Јавите нам у коментарима испод!