Потребно је бити продуктиван да се ствари ураде правилно и на време. Па како знати који су задаци од суштинског значаја, а који могу да сачекају? Одговор је у Матрици приоритизације, познатој и као Ајзенхауерова матрица.

Матрица је своје име добила по Двајту Дејвиду Ајзенхауеру.

Ајзенхауер је био генерал америчке војске и 34. председник Сједињених Држава од 1953. до 1961. године. Као генерал са пет звездица и врховни командант америчке војске, израдио је стратегију савезничке инвазије на Европу.^[1]

Ајзенхауер је сваки пут морао доносити тешке одлуке о томе на које задатке треба одредити приоритете од многих на које је требало свакодневно да се усредсреди. Дакле, смислио је чувену Еисенховерову матрицу или Матрицу приоритизације.

Преглед садржаја

1. Шта је матрица за одређивање приоритета?
2. Како се користи матрица за одређивање приоритета
3. Закључак
4. Још савета о одређивању приоритета

Шта је матрица за одређивање приоритета?

Матрица приоритизације је алат за оцењивање ваших задатака на основу хитности. Помаже вам да знате кључне активности и оне задатке које бисте требали заобићи и могу бити корисни у управљању пројектима, малим предузећима или личним задацима.

Ајзенхауер је за матрицу славно рекао:

Већина хитних задатака није важна, а већина важних задатака није хитна.

Овај цитат је постао максима за Ајзенхауера у управљању својим временом.

У Матрици за приоритизацију постоје четири квадранта која помажу у упоређивању избора шта треба урадити прво и последње, омогућавајући вам давање приоритета пројектима и креирање стратешког плана^[2].

Оглашавање

Квадранти су:

• Урадите
• Распоред
• Делегат
• Елиминисати

Урадите

До је први квадрант у матрици приоритизације и укључује важне активности. Односно, они задаци које требате хитно извршити - кризе, рокови и проблеми којима је потребна ваша хитна пажња и који су изузетно битни за вашу животну мисију.

Хв да ли знате који задатак спада у овај квадрант?

Започните са анализом својих приоритета, а затим утврдите да ли спада у критеријуме „уради то сада“. Ако је задатак могуће остварити у року од једног дана или у року од 24 до 48 сати, хитно је.

Још један приступ који можете усвојити у давању приоритета задацима у овој категорији је усвајање принципа једи жабу Марка Твена. Овај принцип препоручује да најхитније активности обавите чим се пробудите.

Ево практичног примера.

Рецимо да треба да израдите стратегију за садржај и поднесете извештај менаџеру. Субота је, а крајњи рок за предају је понедељак. Можемо ли рећи да је активност хитна? Дефинитивно!

Распоред

Други квадрант матрице приоритета је распоред. Матрица приоритизације класификује задатке у овој категорији као важне, али не толико хитне.

Они су дугорочни циљеви и задаци без непосредног рока. Ти задаци могу да укључују медитацију, вођење дневника, учење, породично време и вежбање.

Можете планирати активности у овом квадранту за неки други период. На пример, требало би да вежбате за добро здравље, али можете да одвојите време за то.Оглашавање

Закажите ове активности на такав начин да се не пребаце у квадрант „Уради“ или „Хитно“. Уверите се да имате довољно времена да их извршите.

Делегат

Трећи квадрант матрице приоритизације је Делегате.

Ови задаци вам нису важни, али су другима хитни. Ту долази до тимског рада.

Можете технички обављати задатке у овој категорији, али има смисла делегирати их . Делегирање задатака обезбедиће вам више времена за бављење активностима у прва два квадранта.

Такође бисте требали надгледати задатке које сте делегирали. Пуко губљење времена представљаће само ако немате систем праћења делегираних задатака.

Елиминисати

Последњи квадрант истиче ваше убице продуктивности. То су задаци који нису важни за ваше циљеве и нису хитни. Једини начин да повећате своју продуктивност је да их елиминишете.

Неки примери непрестано проверавају телефон, гледају филмове или играју видео игре.

То би такође могле бити лоше навике које требате да идентификујете и избришете из дневног и недељног распореда.

Успешни људи су научили како да одреде приоритете и придржавају се онога што је важно. Научили су да пронађу бољу особу за задатак или елиминишу мање значајне задатке.

Размотримо две инспиративне личности које су осмислиле свој систем приоритизације.Оглашавање

Варрен Буффет је развио модел приоритизације са две листе како би утврдио који задатак заслужује његову најбољу пажњу. Суштина је заобилажење ствари које су важне и корисне, али нису најважније од приоритета.

Марк Форд, пословни саветник, продавац, сопствени милионер, и аутор је осмислио своју стратегију:

Започните с радом на најважнијем приоритету, направите паузу, радите на другом најважнијем задатку, направите паузу, а затим разврстајте мање важне активности и све задатке које је од других особа добио до поподнева.^[3]

Како се користи матрица за одређивање приоритета

Коришћење матрице приоритизације може бити незгодно ако сте нови у томе, али пратећи неколико једноставних корака, можете научити да је користите на најбољи могући начин.

1. Наведите и рангирајте своје приоритете

Истакните све задатке које требате извршити у једном дану. Затим их класификујтеса пондерисаним критеријумимана основу хитности и важности.

Утврдите било коју активност која захтева брзу акцију. Мислим на задатак који би, ако не извршите тај дан, могао произвести тешку последицу. На пример, ако не пошаљете стратегију садржаја, други аутори садржаја не могу да раде. То значи да треба да проверите зависности од високог приоритета.

2. Дефинишите вредност

Следећи корак је испитати важност и проценити који од њих највише утиче на ваше пословање или организацију. По правилу можете проверити који задаци имају већи приоритет у односу на друге. На пример, потребно је да се придржавате захтева клијента пре него што пређете на било какав интерни посао.

Такође можете да процените вредност испитивањем како задатак утиче на људе и купце у организацији. Укратко, што већи задатак задатак има на људе или организацију, то је већи приоритет.

3. Извадите најизазовнији задатак

Одуговлачење није симптом лењости, али избегавање јесте. Истина је да ћете обично избегавати задатке које не желите да радите. Бивши извршни директор Голдман Сацхса, Ллоид Бланкфеин, једном је рекао да ће прво извршити најстрашнији задатак кад стигне у канцеларију.

Бриан Траци је ове задатке назвао жабама које треба да једете. То ће уклонити мучни страх, који вам ствара притисак када одлажете неопходне задатке^[4]. Ту матрица приоритизације може помоћи; поједи одмах жабе До.Оглашавање

Ако вам је потребна помоћ за превазилажење одуговлачења, одјавите се Овај чланак .

4. Знајте шта вам је важно

Све док сте у овом космосу, увек ћете се сусретати са различитим изборима који могу бити у супротности са вашим циљевима. На пример, фантастична промоција која захтева прекомерна путовања изоловат ће вас од важних веза. Ако нисте свесни приоритета, можете то прихватити, иако вам је породица приоритет.

Стога има смисла препознати шта вам је важно и припремити се да те важне ствари не компромитујете ради непосредног задовољства или користи.

Јоги Берра је то написао овако:

Ако не знате своје одредиште, можда ћете завршити негде другде.

5. Успоставите редовно нерадно време

Извршна директорка ИоуТубе-а Сусан Војцицки успоставила је правило да не проверава своје имејлове у времену од 18 до 21 сат. Према извештају ЦНН Бусинесс, она је била прва жена која је затражила породиљско одсуство када је Гоогле тек започео. Она даје предност времену вечере са породицом, иако је извршна директорка ИоуТубе-а^[5].

Да ли је могуће смањити време за наше односе и интересе ван посла?

Наравно, и зато треба да одредите своје нерадно време. Овај приступ ће вам омогућити да обновите ниво енергије за следећи задатак. Такође, бићете у најбољој позицији за самоиспитивање јер нисте у уобичајеној радној зони.

6. Знајте када треба стати

Понекад можете постићи све што је на вашој листи. Након што сте одредили приоритет свог радног оптерећења и проценили процене, уклоните преостале задатке са листе приоритета и усредсредите се на своје најхитније и најважније задатке.

Закључак

Није довољно бити успешан на послу. Обавезно издвојите време за породицу и важан однос у свом животу.Оглашавање

Почетак и проналажење времена могу бити незгодни, али уз мало вежбања у коришћењу матрице за утврђивање приоритета, открићете да сте продуктивнији и да сте у стању да поделите време између ствари које су вам важне.

Још савета о одређивању приоритета

• Како одредити приоритете за 10 минута и радити 10 пута брже
• Повратак на Основе: Постављање приоритета
• Како одредити приоритете за посао када се све чини важним

Кредит за истакнуте фотографије: Виллиам Ивен преко унспласх.цом

Референца