Данашњи пословни свет је готово у потпуности информатички вођен. Без обзира да ли водите мало предузеће или заузимате мали угао организационе карте у масовној мултинационалној корпорацији, велика је вероватноћа да се главнина вашег посла састоји у комуникацији с другима, најчешће у писменој форми. Наравно да постоје е-пошта и традиционално пословно писмо, али већина пословних људи се такође позива да напишу презентације, белешке, предлоге, пословне захтеве, материјале за обуку, промотивне копије, предлоге за грантове и широк спектар других докумената.

Ево трљања: већина пословних људи има мало искуства са писањем . Иако су они са пословним дипломама вероватно мало писали у школи, то се ретко наглашава у пословним програмима, а учење писања добро је покретачка снага жеље већине људи да иду у пословну школу. Они који немају универзитетско образовање можда никада нису били приморани да пишу, бар од државне школе.

Ако сте један од многих пословних људи којима писање никада није представљало велику бригу, то бисте требали знати недостатак вештина писања све је већи и већи хендикеп сваке године . Трошење одређеног времена на побољшање писања може резултирати значајним побољшањем могућности запошљавања и промотивних изгледа. Не постоји замена за вежбање, али ево неколико упутстава која ће вас довести на прави пут.Оглашавање

1. Мање је више.

У пословном писању као и у готово свим осталим врстама писања, језгровитост је битна. Иронично, али како писане информације постају све важније за несметано функционисање предузећа, људи су све мање спремни да читају. Часописи и друга издања која су имала функције од 2.000 речи све више смањују скице од 500 речи. Умерено користите речи, изрежите прозирну прозу и избегавајте дугачке, вијугаве реченице. Као што је Зорро учио свог сина, уђите, направите свој З и изађите! - пређите директно на ствар, реците шта желите да кажете и завршите с тим.

2. Избегавајте жаргон.

Сви у послу мрзе пословно писање, сва та решења на плавом небу и оне стратешке синергије које на крају не значе ништа; мождана олуја и могућности за заједнички рад значајнији су, а да не звуче смешно. Иако је понекад жаргон неизбежан - на пример, у документу о пословним захтевима или техничким спецификацијама - покушајте да користите једноставнији језик. Чак и за људе у истом пољу као и ви, жаргон је често неефикасан - око клизи тачно поред њега, а да заиста не схвати значење. Постоји разлог што се жаргон тако често користи када писац то жели не Кажи нешто. Оглашавање

3. Напишите једном, двапут проверите.

Лекторирајте одмах након писања, а затим поново сатима или, још боље, данима касније. Ништа није неугодније од глупе штампарске грешке у иначе фином документу. Тешко да је поштено - грешке у куцању се дешавају! - али људи вас ионако осуђују због тих грешака и то строго. Осим у непосредној нужди, увек себи дајте времена да одложите своје писање и вратите се касније. Мозак је лукав и игнорисаће грешке које је управо направио; неко време радећи на нечем другом пружиће вам одред који вам је потребан да бисте уловили те грешке пре него што их ико други прочита.

4. Напишите једном, двапут проверите.

Знам, управо сам рекао ово, али овде мислим на нешто друго. Поред хватања штампарских грешака и других грешака, стављање одређеног времена између писања и поновног читања вашег рада може вам помоћи да ухватите грешке у тону које би вам иначе могле побећи и изазвати проблеме . На пример, када смо узнемирени или бесни, често пишемо ствари које заправо не желимо да неко други чита. Уверите се да ваш рад говори оно што желите да каже, како желите да то каже, пре него што га пустите да дође до своје публике.

5. Обратите посебну пажњу на имена, наслове и родове.

У реду, постоји једна ствар која је неугоднија од грешке у куцању: позивање госпође Смитх госпође Смитх доследно током целог документа. Ако нисте сигурни у правопис нечијег имена, назива радног места (и шта то значи) или пола, било а) проверите код некога ко зна (попут њиховог помоћника) или б) у случају пола , користите родно неутралан језик. Они и њихови брзо постају савршено прихватљиве родно неутралне заменице једнине, упркос ономе што би могли рећи ваш наставник граматике и самозатајни граматик нациста у ходнику.Оглашавање

6. Сачувајте предлошке.

Кад год напишете посебно добро писмо, е-пошту, белешку или други документ, ако постоји најмања шанса да ћете у будућности написати сличан документ, сачувајте га као образац за будућу употребу. Будући да је журба са писањем један од главних узрока грешака у куцању и других грешака, уштеда времена помоћу унапред написаног документа може вам уштедети срамоту због таквих грешака . Обавезно уклоните све одређене податке - имена, компаније итд. - пре него што их поново употребите - не желите да пошаљете писмо господину Шарифу које је упућено госпођи О’Тооле!

7. Будите професионални, не нужно формални.

Постоји тенденција да се сва пословна комуникација сматра формалном, што није неопходно или чак врло продуктивно. Формални језик је у реду за правне документе и пријаве за посао, али попут жаргона често постаје невидљив, замагљујући, а не откривајући његово значење. Истовремено, упамтите то неформално не би требало да значи непрофесионално - не остављајте личне коментаре, шарене шале и огољене трачеве изван пословне комуникације. Имајте на уму да по закону многа предузећа (можда и ваша) морају да чувају копије целокупне преписке - немојте слати имејлом, поштом или дистрибуирати било шта што вам не би било пријатно да прочитате запис у јавном суђењу.

8. Запамтите 5 В (и Х)

Баш као новинарска вест, ваше комуникације треба да одговоре на сва питања релевантна за вашу публику: Ко? Шта? Када? Где? Зашто? и како? На пример, за кога је овај допис релевантан, шта треба да знају, када и где ће се примењивати, зашто је важан и како треба да користе ове информације? Користите формулу од 5 В + Х да бисте покушали да предвидите сва питања која би могли да поставе и ваши читаоци.Оглашавање

9. Позив на акцију.

Садржај докумената који су једноставно информативни ретко се задржава врло добро. Већина пословне комуникације треба да постигне неку сврху, зато уверите се да укључује позив на акцију - нешто што се од читаоца очекује урадите . Још боље, нешто што би читалац требало да уради одмах . Не остављајте читаоцима да одлуче шта ће учинити са било којим информацијама које сте дали - већина се неће ни трудити, а довољно оних који то учине погрешно ће схватити да ћете предуго имати неред на рукама.

10. Не дајте превише избора.

У идеалном случају, не дајте ниједну. Ако желите да одредите време за састанак, наведите једно време и замолите их да потврде или представе друго време. Дајте највише две могућности и замолите их да одаберу једну. Превише избора често доводи до парализе одлуке, што углавном није жељени ефекат.

11. Шта има од тога за ваше читаоце?

Камен темељац за ефикасно писање је описивање предности, а не карактеристика. Зашто би читаоца требало да занима? На пример, никога није брига што Виндовс 7 може да ради у 64-битном режиму - оно што их занима је то што може да обрађује више меморије и тако ради брже од 32-битног оперативног система. 64-битна карактеристика; пуштање да брже обавим свој посао је корист. Бенефити ангажују читаоце, јер их је природно највише забринуло сазнање како им живот могу учинити лакшим или бољим. Оглашавање

12. Ангажујте слободњака.

Ни савет за писање по себи , Знам, али ипак добар савет. Писање вам највероватније није јача страна - ако је важно, унајмите некога за кога пишете је њихова јака одећа. Можда мислите да се слободњаци баве само маркетиншким материјалом, али то није тачно - добар слободни писац може да прави дописе, приручнике за обуку, интерна писма, корпоративне билтене, постове на блоговима, уносе у вики и скоро све друге врсте писања којих се можете сетити . Овисно о вашим потребама, можете по потреби вјежбати на фарми или премјестити слободњака у кабину на лицу мјеста или разрадити све друге аранжмане који најбоље одговарају вашим потребама. Очекујте да ћете платити најмање 30 долара на сат, а вероватније 50 - 125 долара на сат, за добро писање - свако ко наплати мање или није превише добар или није пословно спретан. (Ове цене важе за писце у америчким метро подручјима - цене се могу разликовати у другим деловима света.)

За сјајно писање можда ће бити потребан таленат који мало ко од нас поседује, али ефикасан писање је вештина која се може научити. Ако се ваше пословно писање не труди, следите горенаведене савете и проверите да ли можете да га побољшате. Ако ваше писање ради пасс мустер, како би било да оставите напојницу или две у коментарима испод?