Сваки члан мог тима има гомилу задатака са којима се мора носити сваки радни дан. Поврх тога, већина њихових задатака су или креативни задаци или задаци за решавање проблема. Сваки од њих морао је научити како да зада задацима приоритет како би све обавио.

Упркос многим задацима које треба да реши, наш тим је у стању да остане концентрисан и креативан и да у складу са нашим циљевима доследно ради у одређеном временском року.

Открићу вам како сам помогао свом тиму да обави више ствари за мање времена снагом тачног одређивања приоритета. Неколико минута потрошених на читање овог чланка могло би вам дугорочно уштедети хиљаде сати. Па, кренимо са мојом методом како да одредим ствари по приоритету:

Како одредити приоритете помоћу методе скала

Један од наших нових уредника дошао ми је пре неки дан и рекао ми је како се бори да одржи корак са многим задацима које је требало да реши и роковима којих се стално морала придржавати.

На крају сваког дана осећала се као да је урадила много ствари, али често није успела да изнесе креативне идеје и да чланке успешно објави. Из онога што ми је рекла, било је очигледно да се осећа презадовољно и све више фрустрира због тога што није успела да постигне своје циљеве, упркос томе што је у већину дана убацила додатне сате. Све ово онемогућавало јој је дугорочно стварање добре равнотеже између пословног и приватног живота.

Након што је саслушала моје савете о коришћењу ваге, одмах је доживела драматичан пораст продуктивности, који је изгледао овако:

• Могла је да производи три пута више креативних идеја за чланке на блогу.
• Могла је објавити све њене чланке на време.
• И могла је свакодневно да заврши сав посао ( нема више прековременог рада !).

Ако вас занима како је то учинила, прочитајте корак по корак:

1. Поставите поред 10 минута за планирање

Када је реч о решавању проблема продуктивности, има смисла планирати пре него што предузмете мере. Међутим, немојте се толико укључити у планирање да бисте остали заробљени у њему и никада не прелазите даље од прве базе.Оглашавање

Моја препорука је да себи дате одређени временски период за планирање, али нека буде кратак. 10 или 15 минута би требало да буде довољно за размишљање о вашем плану.

Искористите ово време за:

• Погледајте ширу слику.
• Размислите о тренутном циљу и циљу који требате / желите постићи.
• Изложите све задатке које треба да обавите.

2. Ускладите своје задатке са својим циљем

Ово је основна компонента која чини Методу вага ефикасном док учите како давати приоритете.

Ради овако:

Погледајте све задатке које радите и размотрите важност сваког од њих. Конкретно, измерите важност задатка по цени и користи .

Према трошку, мислим на напор потребан по задатку (укључујући време, новац и друге ресурсе). Предност је у томе колико задатак може да допринесе вашем циљу.

Да бих вам ово олакшао, у наставку сам навео четири комбинације које ће вам омогућити да брзо и лако одредите приоритет сваког од ваших задатака:Оглашавање

Ниска цена + велика корист

Прво обавите ове задатке јер су најједноставнији за извршење, али ће вам помоћи да се приближите свом циљу.

Одобрење уметничких дела креираних за продајну брошуру вероватно би се уклапало у ову категорију. Могли бисте лако да одлучите да ли вам се свидело уметничко дело / изглед, али ваша одлука да га одобрите покренуће производњу летака и касније продајне користи од слања потенцијалним купцима.

Висока цена + велика корист

Скупоцени задатак поделите на мање. Другим речима, велики задатак поделите на мини којима је потребно мање од сат времена, а затим поново процените ове мале задатке и поставите тачан ниво приоритета.

Замислите да вас питају да напишете план за лансирање новог, без дневника, додатка протеина у праху. Уместо да покушате да напишете план у једном заседању, тежите писању различитих одељака у различито време (нпр. Потрошите 30 минута на писање увода, сат времена на писање основног текста и 30 минута на писање закључка).

Ниска цена + ниска корист

Када учите како одредити приоритете за време и задатке, управо ова комбинација треба да вам буде најнижи приоритет. Или дајте себи 10-15 минута да се носите са овим задатком или ставите ове задатке између драгоцених задатака као корисну паузу.

То су вероватно неопходни задаци (нпр. Рутински задаци попут провере е-поште), али они не доприносе много постизању жељеног циља. Нека буду на вашој листи приоритета.

Висока цена + ниска корист

Прегледајте да ли су ови задаци заиста неопходни. Размислите о начинима смањења трошкова ако одлучите да је потребно извршење задатка.

На пример, могу ли било који алати или системи помоћи да се посао убрза? У овој категорији ћете вероватно наћи ствари као што су провера и ажурирање табела са контактима за продају. Ово може бити незгодно и дуготрајно, а да се не праве грешке. Међутим, постоји пуно апликација које овај процес могу учинити тренутним и лаким.Оглашавање

Сада, враћајући се на уредницу на коју сам се раније позвао, погледајмо њену типичну листу дневних задатака:

Послушавши мој савет, сломила је високи трошкови + велика корист задатак у мање. Њени задаци су тада изгледали овако (по приоритету):

А за задатак промоције чланака на различите платформе, након што смо прегледали његове предности, одлучили смо да се фокусирамо само на најефикаснију платформу, чиме смо значајно смањили повезане временске трошкове.

Када ефикасно анализирате трошкове и користи својих свакодневних задатака, можете заронити у њих ово Фулл Лифе Планнер како бисте били сигурни да сте на најбољи начин попунили све са листе.

Бонус савет: Решавање задатака са роковима

Када процените своје задатке, знаћете важност сваког од њих. Ово ће вам одмах дати кристално јасну слику о томе како одредити приоритете на основу тога који задаци ће вам помоћи да постигнете више (у смислу постављања циљева). Међутим, понекад нећете моћи да одлучите о приоритету сваког задатка јер ће доћи до рокова који одређују спољне стране, као што су менаџери и агенције.

У случајевима као што је овај, предлажем да, након разматрања важности и вредности ваших тренутних задатака, поравнате листу на начин који вам помаже да поштујете рокове и прилагодите приоритете у складу с тим. Оглашавање

На пример, заронимо поново у свет уредника.

Неки од чланака које је уредила требало је да буду објављени до одређених датума, тако да су то хитни и важни задаци. Сцалес Метход то омогућава, и у овом случају би њен измијењени списак задатака изгледао отприлике овако:

Надамо се да сада можете видети како је лако проценити важност задатака и како их одредити по редоследу који се може извршити.

Доња граница

Сцалес Метход се разликује од било чега другог што сте пробали. Усвајањем методе скала, почет ћете правилно давати приоритете свом послу и повећати продуктивност до 10 пута!

За разлику од других метода које заправо не објашњавају како се одлучује о важности задатка, моја метода ће вам помоћи да сваки свој задатак поделите на два дела: трошак и корист. Моја метода ће вам такође помоћи да предузмете додатне радње засноване на различитим комбинацијама трошкова и користи, што може укупно побољшати ваш развој каријере.

Почните одмах до трошећи 10 минута на процену својих уобичајених свакодневних задатака и како се поклапају са вашим циљевима. Кад добијете ове информације, биће врло лако ставити своје задатке на листу приоритета. Остаје само да следећи радни дан започнете пратећи нову главну листу.

Још савета за продуктивност

• Како ефикасно делегирати посао (детаљни водич)
• Крајњи водич за давање приоритета вашем послу и животу
• Шта је управљање временом и како мудро управљати временом
• Како фокусирати и максимизирати своју продуктивност (коначни водич)

Кредит за истакнуте фотографије: Сцотт Грахам преко унспласх.цом Оглашавање