( Напомена уредника: Ово је истакнути пост у нашој текућој серији 30 дана са… , који описује употребу алата, услуге или производа за продуктивност који смо користили последњих 30 дана. Желимо да нашим читаоцима пружимо детаљан увид у алате и производе који их занимају, пружимо им своја размишљања и понудимо начине за бржу и бољу употребу ових производа. Уживати.)

Када сам радио самостално, заиста нисам имао превише потребе за менаџером задатака који би могао да се носи са комуникацијом и сарадњом на више километара. Међутим, откако сам почео да будем укључен у много више тимских активности - толико да обично проводим више времена у тимском окружењу - открио сам да мој менаџер задатака који сам користио (ОмниФоцус) напушта неке од много потребни задаци на столу. Поред тога, многи људи са којима радим нису на Мац или иОС уређајима, што је коришћење ОмниФоцус-а постало спорним питањем.

Испробао сам друга решења за управљање задацима, као што је Флов, па сам чак и мало ушао у Вундеркит. Али ништа није боље обухватило све што ми је требало у решењу Асана , замисао бившег суоснивача Фејсбука Дустина Московитза и бившег запосленика Фејсбука, Јустина Росенстеина.

У мојих 30 дана са Асаном било је много тога за истражити. И док сам ронио прилично дубоко, не желим да вас преплавим свим финијим бодовима. Уместо тога, добићете многе најзанимљивије ствари које сам открио током употребе Асане током последњих 30 дана, а остављам простор за дисање за још истраживања како се производ развија.

Хајде да почнемо…

Радни простори

Асана вам омогућава да креирате радне просторе - који су заиста више од пројеката. У ствари, можете да ставите пројекте у радне просторе. Најбољи начин на који могу да опишем радне просторе је да су то заиста фокусна подручја која вам требају да бисте пратили - и имају неколико слојева како бисте могли да управљате задацима и пројектима у њима. Направио сам неколико радних простора:

• Лично: Садржи личне пројекте и задатке
• Професионално: Садржи појединачне пројекте и задатке који су повезани са послом
• Породица: Садржи породичне пројекте и задатке
• Више радних места заснованих на тиму: од којих сваки садржи пројекте и задатке повезане са тимом са којим радим у том радном простору

На тој последњој тачки, Лифехацк има свој Воркспаце, моји подцастови са којима имам ко-хостове имају своје Воркспацес и тако даље. У основи, свака професионална област фокуса која захтева дељење (у целини) добија свој радни простор. Прво сам погрешио што сам их ставио под Профессионал, али као резултат тога морао сам да учиним све своје професионалне пројекте и задатке приватним. Дакле, ако ћете користити Асана и као тимско и као индивидуално решење за управљање задацима, држите свој Воркспаце соло и додајте Воркспацес за различите клијенте / партнерства на којима требате да сарађујете и додајте оне који су укључени у те Воркспацес.Оглашавање

Такође имам породицу одвојено да бих то могао да поделим са супругом и она не мора да види све моје друге ствари које на њу директно не утичу. Свакако да са њом могу да поделим појединачне задатке и пројекте у оквиру тог радног простора, али породични у основи чини њу и ја саиграчима у фокусу.

Током првих неколико недеља са Асана-ом нисам могао да се крећем по радним просторима на бочној траци; остали су оним редом којим су створени. Ипак, непосредно пре него што сам завршио прво време са Асана, они су направили преуређивање ВоркСпаце-а (између осталог). Ето толико је активно развијена Асана.

Свака особа коју додате у радни простор добиће позивницу е-поштом и моћи ћете да видите да ли је прихватила тако што ћете означити картицу Чланови у подешавањима радног простора. Иако неко може бити члан више радних места, задаци а пројекти сваког од њих су независни - тако да их могу видети само у том Радном простору, а не у целој Асани у целини. Сматрам да - упркос томе што нисам ископао тону е-поште - редовно ажурирање е-поште компаније Асана на Воркспацес помаже у томе ако нисте навикли да радите у више области фокуса. Обавештења путем е-поште можете укључити или искључити у поставкама налога Асана на картици Обавештења е-поштом.

Савет: Сјајна ствар у вези са обавештењима е-поште компаније Асана је та што их можете послати на било коју е-пошту коју желите за одабране радне просторе. Сва моја Лифехацк обавештења долазе и одлазе на мој Лифехацк налог е-поште, чинећи управљање тим фокусом далеко лакшим.

Пројекти

Пројекти су у основи окосница Асане, за разлику од задатака у другим системима бележака. Пројекте можете прегледати на неколико различитих начина: према приоритету, према примаоцу или повезаним ознакама. Филтрирање које Асана има уграђено омогућава велико прилагођавање тако да можете гледати шта желите и како желите.

Једном када схватите како радни простори функционишу, урезивање пројеката у њима је лакше схватити. Можете да креирате и јавне и приватне пројекте у датом радном простору, од којих су први видљиви свим члановима тог радног простора. Такође можете да креирате пројекат копирањем постојећег - што је сјајно за понављање пројеката (на пример, управљање подцастом или недељним распоредом објављивања блогова). Само кликните падајући мени са стрелицом на врху пројекта који желите да копирате и изаберите Дуплицате Пројецт. Тада ћете добити листу ставки које желите да дуплирате, као и прилику да промените име новоствореног пројекта.Оглашавање

Савет: Креирајте предлошке пројеката користећи горњу методу дуплицирања; изузетно су корисни и можете одржавати многе атрибуте оригиналног пројекта како бисте могли ефикасније да радите са оним пројектима који редовно бициклирају. Ох, и не можете да додате датуме доспећа пројектима, па нека задаци унутар пројеката то ураде уместо вас. Само архивирајте пројекат када су сви задаци готови.

Задаци

Задаци су градивни елемент сваког система продуктивности, а код Асане то није ништа другачије. Задаци су у основи задаци и можете им приложити најразличитије ствари како бисте их учинили информатички оптерећенијима. Белешке и коментари су фантастични аспекти Асане, јер коментари омогућавају саиграчима да међусобно комуницирају на задатку изван е-поште, а белешке вам омогућавају да ставите хипервезе и још много тога у задатак, тако да можете пружити свима који ће икада икад потреба за задатком у оквиру Асане.

Можете да прегледате задатке према пројекту, ознаци или особи користећи картице у левом окну. Можете да осигурате да видите само задатке који су вам додељени тако што ћете отворити своје задатке, који ћете такође наћи у левом окну. Док сте на сопственој листи задатака, кликните тачку лево од назива задатка (или користите иконе у детаљима задатка - налазе се у десном окну) да бисте своје задатке организовали по намери - као у, када сте идући на њих. Када завршите задатак, кликните падајући мени Архива на врху пројекта да бисте га сакрили од погледа.

Нешто на шта морате имати на уму приликом креирања задатака је да оно што додате у оквиру својих задатака (или у оквиру приватног пројекта) по дефаулту буде приватно. Али чим додате јавне ознаке или додате задатак у јавни пројекат, задатак ћете учинити јавним - и видљивим свим члановима радног простора. Ознакама додам ознаке које су намењене приватној употреби (као што је писање к писање), тако да случајно не делим нешто што треба да остане у тајности. Обавезно ставите к на предњу страну ознаке да не бисте грешком аутоматски довршили јавну ознаку.

Да бисте задатку додали датум доспећа, једноставно кликните на поље са детаљима задатка (или користите Таб + Д на тастатури). Можете да подесите задатак да се редовно понавља - или да га подесите на прилично кул интервал познат као периодично. То вам у основи омогућава да доделите дати број дана након што је означен као завршен и поновите још једном. Ако требате да пратите друге, само проверите статус задатка у току посла повериоца тако што ћете погледати икону десно од њиховог имена у детаљима задатка.

Савет: Када направите листу задатака (за мене је то са Симпленоте-ом на мом иПхоне-у - иако можете да користите било који уређивач текста који се синхронизује натраг са рачунаром) и превучете је до Асане, он ствара засебан задатак за сваку ставку. А ако имате размак између сваке листе - користећи набрајање тачака, на пример са насловом, точку без набрајања чини приоритетним насловом. Иако ово не функционише у апликацији иПхоне, омогућава вам да правите једноставне листе помоћу уређивача текста, а затим их пренесете у Асана на обраду када будете спремни.

Ознаке

Ознаке гледам као да су контекст у ГТД смислу. Ево шта Асана каже о ознакама:Оглашавање

Ознаке пружају додатни ниво категоризације задатака - идентификују важне карактеристике којима су задаци заједнички.

Локације (или активности попут писања) користим као ознаке. Али за разлику од контекста у ГТД апликацијама као што је ОмниФоцус, задатку могу доделити више ознака тако што их гледам на овај начин. Ово је одлична карактеристика, посебно када сматрате да можете променити ознаку у пројекат ако икада будете имали потребу да то учините. Још нисам ово урадио, али ако на крају користим твиттер као ознаку за неколико задатака до те мере да је превазишао своју корисност као такву, могу да га променим у пројекат, а затим да нападнем са те тачке гледишта. То ми омогућава да га дуплирам изнова и изнова, ако треба да проведем пуно времена на Твиттер-у (или он постаје већи аспект мог радног простора од онога што би ознака означавала).

Савет: Ово долази директно од Асане: За задатке који су неопходни за завршетак више од једног пројекта, то можете назначити кликом на дугме плус десно од Пројекти у детаљима задатка или уносом Таб + П и укуцавањем имена релевантног пројекта.

Примљено

Ево како Асана дефинише своју Примљену пошту, која је нешто другачија од онога што би већина људи традиционално мислила:

(Асана’с) Примљено приказује све задатке које вам је доделио неко други или из другог контекста. Можете да прихватите задатке из одељка Нови задаци кликом на икону пријемног сандучета и одабиром опције.

Најбоље што можете учинити с њима је да следите једноставне ГТД праксе До, Делегате, Дефер или Делете. Генерално сваког јутра пролазим кроз сваку улазну пошту радног простора и причвршћујем задатке за разне пројекте (ако то преузималац већ није урадио). Тада им у складу са тим приложим рокове доспећа, ознаке итд. То ме избацује из пријемног сандучета и корак даље у моје радне просторе - а управо тамо треба да будем.

Сјајна ствар код Асане је то што је Примљено само да задржи задатке, није одрживо место за њихово задржавање. У ствари, задржавање тамо у Асани је далеко транспарентније него да то радите у уобичајеном поштанском сандучету. Будући да чланови тима ажурирају белешке и коментаре након што задатак напусти Примљене, сјајно је за оне који једноставно не могу да се умотају око тога да избаце ствари из е-поште у менаџер задатака. Асана уклања лоше сандучиће увођењем бољих. Због тога то тако добро функционише за особе које нису ГТД-ови - и зашто је контра-интуитивно да неки пређу на њега након што су, на пример, у ОмниФоцус-у, који пријемне сандучиће третира потпуно другачије.

Наизглед бешавна веза

Све док људи купују у Асани, ваши поступци рада ће се драматично побољшавати. Имао сам једног саиграча који је ускочио и игра се заједно са мном - и као резултат смо испред игре. Имао сам и друге који једноставно не могу да уђу у њега, забораве да следе задатак или ми пошаљу е-пошту, а не ажурирање преко Асане, што ствара вишак. Али пошто га религиозно користим, у стању сам да се држим путање и полако претварам претходно неконвертибилно.Оглашавање

Они који се не могу претворити укључују оне који користе друга решења за управљање задацима тима, они који користе индивидуалне менаџере задатака ... и они који уопште не користе ниједно. То је зато што ће све промене које направим на картицама Пројекти, Ознаке и Људи потиснути све остале у Радном простору. Такву везу је тешко одржавати доследном путем е-поште.

То је само једна од ствари која чини Асаинину баријеру за улазак изузетно ниском (барем према стандардима решења за продуктивност), а то може само наговестити компанију.

Листа жеља Асане

Ако већ користите Асана, знате да је то активно (и стабилно активан при томе) развој. Ипак, постоје неке ствари које су ме занимале када су у питању функције које могу или не морају доћи у Асана. Зато сам замолио Кенија Ван Занта из Асане да им се обрати:

И: Можете ли задатке претворити у пројекте?
Кенни: Заправо већ дуго понављамо дизајн подзадатака / хијерархије. Много је занимљивих нијанси и не мислимо да је било која од постојећих услуга схватила у потпуности. У овом тренутку смо прошли низ дизајна и прототипова у потрази за савршеним односом снаге и лакоће употребе / тешкоће вешања, и заиста смо узбуђени због решења за које „ поново конвергирајући.

И: Извоз података за приступ ван мреже - размишљате о томе?
Кенни: Планирамо да подржимо такву врсту извоза, изван постојећих могућности штампања и вишеструког одабира и копирања. Али што је још узбудљивије, планирамо да подржимо приступ ван мреже, а на крају чак и уређивање, директно у прегледачу путем ХТМЛ5 подршке ван мреже. Наш технолошки пакет нас чини заиста погодним да то пружимо, јер се готово сва функционалност Асане покреће унутар прегледача. (Чак и данас, ако се прекинете везу са Интернетом док користите Асана, можете да наставите да уносите промене, остављате коментаре итд., А промене ће се сачувати кад год се поново повежете.)

И: Узимајући у обзир недавне нагле објаве о важности датума почетка и рока (углавном са ОмниФоцусом), да ли Асана има било какве планове за примену на том плану?
Кенни: Наш план око календара / временског следа један је од најузбудљивијих делова наше визије производа. Не желим још да откривам превише, али даћемо појединцима и тимовима заједничко разумевање времена и уверење у њихову способност да предвиђају будућност својих пројеката на нивоу који је раније био немогућ без тешког и детаљног пројекта процес управљања - знатно преко рокова у односу на датуме почетка.

И: Доба дана ... зашто није тамо?
Кенни: Заправо не видимо превише захтева за договорена времена, али слажемо се да функција недостаје и на њу ће се позабавити горе поменути рад на календару / хронологији.

И: Шта је Асани на путу према иПаду, иПхонеу, Андроиду ...?
Кенни: Тренутна мобилна апликација првенствено је пратилац Асане на вашој радној површини, тако да можете да приступите својим задацима где год да идете. Али то је била само верзија 1: направићемо искуство на иОС-у и Андроид-у које је једнако одзивно и карактеристично као што је данас апликација за рачунаре. Веома смо посвећени пружању сјајног искуства на мобилним уређајима и таблетима.Оглашавање

У закључку

Заиста копам Асана. Има свеприсутност, повезаност и прилагодљивост коју сам тражио у решењу за управљање задацима. Смањује се нагоре или надоле, омогућавајући управљање тимом и појединачним задацима - а муњевит је и у синхронизацији и у повезивању (узима страницу са Гоогле Ваве-а и омогућава вам да видите када неко други куца). А онима који желе да задацима управљају путем е-поште омогућава управо то, без ометања напретка онима који то немају због интеграције која је успостављена.

Док су моји 30 дана са Асаном готови, моји дани са Асаном тек почињу. Топло препоручујем да дате Асана изглед. То је права промена игре.