КАКО НАПРАВИТИ ЛИСТУ ОБАВЕЗА И ЗАПРАВО ОБАВИТИ СТВАРИ

Један од најмоћнијих начина да смањите стрес и превладате када се забрините за свој посао јесте да седнете са оловком и комадом папира и испишете све ствари које морате да урадите. Који аутор Довршење ствари , Дејвид Ален назива чишћење мисли. Ослобађа ваш мозак од когнитивних преоптерећења и кад видите све ствари које морате учинити, стекнете осећај удобности знајући да то није тако лоше као што вам је мозак говорио.

Међутим, само избацивање свих оних ствари које морате да урадите из главе не значи посао. То је само први корак.

Да бисте заиста добили корист од прављења листе обавеза, можете учинити неколико ствари које ће вашу листу обавеза учинити много ефикаснијом.

1. Јасно одредите шта треба да урадите

Често видим да радим спискове са задацима написаним као Причај са Тимом или Припремите презентацију . Проблем са писањем оваквих задатака је што нису јасни. Постоји низ питања која остају без одговора. Разговарај са Тимом о чему? Каква презентација? Шта треба припремити?

Када напишете задатак, знаћете шта желите да урадите; али након викенда или неколико дана, оно што желите да постигнете постало је мутно и нејасно. Далеко је боље писати Разговарајте са Тимом о путовању у Берлин следеће недеље или припремите оквир за презентацију наредне седмице Одбору директора . Свакако, можда ће требати неколико секунди више да напишете додатне речи, али захвалит ћете се касније кад дођете да обавите задатак.

Писање оваквих задатака врло јасно показује шта желите да урадите . А када седнете да започнете свој посао, тачно ћете знати шта је укључено у обављање тих задатака, тако да можете доносити боље одлуке о томе на чему треба радити.Оглашавање

Такође штеди много времена јер јасноћа значи да ћете одмах моћи да набавите праве датотеке и започнете, уместо да потрошите неколико минута покушавајући да се сетите шта треба да урадите.

2. Немојте насумично постављати задатке

Веома је примамљиво сваком датуму који напишете додати датум - не желите то заборавити, зар не? - Проблем са насумичним датирањем сваког задатка који ставите на листу обавеза је да на крају добијете премоћна дневна листа задатака које не треба радити на дан који сте изабрали, или ћете преуредити задатке или ћете их једноставно игнорисати.

Уместо тога, постаните више стратешки. Датум ставите на задатак само ако то намеравате да урадите тог дана. Свакодневно сам видео да радим спискове са двадесет до тридесет задатака када особа има дан заједничких састанака. У овим околностима задаци неће бити готови.

У реду је да на свој свакодневни списак обавеза ставите подсетник - нешто попут ПОДСЕТНИК : Прегледајте пројекат Кс - Да ли нешто треба радити? Или направите листу позива да бисте упутили и имате један дневни задатак који вам говори да прегледате листу позива. Само радите на томе да ваша дневна листа обавеза остане рукована и реална.

Трошење мало времена сваке недеље на планирање недеље на основу онога што је у вашем календару помоћи ће вам да задржите ефикаснију листу обавеза. Тада својим задацима можете додати датуме. Када имате миран дан у канцеларији без састанака, имајте дужи списак обавеза. Ако вас нема на пословном путовању, смањите број задатака на листи.

3. Нека ваша дневна листа буде не више од десет задатака

Кад ово предложим људима, често ми се смеју. Они верују да су много заузетији од тога и на свом списку морају имати најмање двадесет задатака.Оглашавање

Овде је проблем у свим дистракцијама, хитним случајевима и прекидима које ћете добити сваког дана; нећете обавити тих двадесет задатака. Фрустрирани ћете доћи до краја дана јер репрограмирате двадесет пет до педесет посто задатака које сте имали на листи.

Уместо тога, на крају дана, потрошите око десет до петнаест минута дајући приоритет следећем дану. Изаберите десет најважнијих задатака са листе и на неки начин их истакните. Менаџери листа многих задатака имају начин да означе задатке, тако да можете додати заставицу на 10 задатака које желите да обавите сутрадан.

Не само да вас ово усредсређује на оно што је важно, већ вас такође присиљава да одаберете задатке који ће имати највећи позитиван утицај на ваш дан.

Када на овај начин започнете са давањем приоритета листи задатака, постаћете природније фокусиранији и трошићете више свог драгоценог времена на задатке који вас воде према вашим пројектима и вашим циљевима.

4. Групишите сличне задатке заједно

Када погледате листу обавеза, приметићете да су многи задаци сличне природе.

На пример, позивање купаца. Ако на дневној листи имате два или три задатка који укључују позивање купаца, групишите их и обављајте их истовремено. Закажите тридесетак минута да обавите позиве и обављајте их један за другим. Исто тако, ако имате задатке који укључују е-пошту, групишите и оне заједно. Открићете да ћете много више обавити и да вам је ум много више усредсређен на посао који радите.Оглашавање

Може постати хаотично када се по цео дан пребацујете између различитих врста посла. Много је боље за вашу ефикасност и продуктивност заједно радите сличне задатке . Имате отворене праве алате (апликације, телефонска е-пошта итд.) И уштедећете много времена.

5. Нека списак обавеза буде мотивишући

Када пишете задатке као што је одговарање на е-пошту или упућивање позива купцу, тамо нема праве мотивације. Само вам се чини да пролазите кроз рутину обављања посла. Где је то могуће, напишите задатке као што је „Примите е-пошту“ на нулу и позовите моје купце да бисте били сигурни да су задовољни. Ово може изгледати поједностављено, али често списак обавеза нема емоционалну вредност. То је само списак посла који треба обавити.

Да бисте списак учинили инспиративнијим, писати задатке тако да изазивају емотиван одговор . Усрећивање купаца мотивисаће вас више него пуко позивање, јер је то ваш посао или надметање са собом да сваки дан примите е-пошту на нулу, додаје мало више искре у задатак.

Још један начин да списак обавеза учините мотивисанијим јесте нека дневна листа буде кратка . Као што сам горе написао, када ваша дневна листа обавеза не садржи више од десет задатака, чиниће се да је то могуће. Ако има између двадесет и тридесет задатака, осећаће се неодољиво. Далеко је боље да погледате своју дневну листу и осећате се надахнуто него да погледате своју листу и осећате се демотивисано.

6. Направите недељни преглед

За свакога ко је читао Давид Аллен'с Довршење ствари књига, знаћете све о недељном прегледу. Ипак, изненађује ме колико људи то прескаче. Ако желите да ваша листа обавеза остане на снази и ажурна, онда је седмични преглед од виталног значаја.

Преко недеље када журите и радите ствари, ствари ће вам недостајати. Ми смо људи и заборавићемо да означимо задатке које смо урадили, додаћемо временски осетљиве задатке, а не датум и заборавићемо да додамо задатке. Недељни преглед је место где застанете на сат времена и направите широк приказ онога што морате учинити.Оглашавање

Идеално би било да ваш недељни преглед радите на месту без ометања, тако да се можете само усредсредити на посао који морате обавити и испланирати следећу недељу. Прикупите све задатке - можда сте их записали у бележницу, а нисте их додали на листу обавеза - и очистите задатке који више нису потребни или су већ урађени.

Ако радите недељни преглед, имате потпуну контролу. Омогућава вам да будете у току са својим послом, одлучујете шта даље треба радити и шта можете одложити за касније. То је најбољи начин за који знам започињање недеље са планом и упутством и то је начин да будете сигурни да радите исправне ствари и да се не увлачите у мање задатке који вас не покрећу према вашим пројектима или циљевима.

Доња граница

Када се правилно користи, листа обавеза може бити мотивација и покретач који вас тера да најбоље радите и постигнете невероватне ствари. Задржава вас усредсређеним на важне ствари и спречава вас да пропустите задатке који би у супротном могли бити изгубљени.

Спискови задатака такође вам помажу да смањите стрес и преплавите јер сте, уместо да покушавате да се сетите свега у својој глави, екстернализовали сав посао који морате да обавите ослобађајући простор у свом уму за креативније напоре.

Да резимирамо кључне преузимања:

Напишите задатке тако да буде врло јасно шта морате учинити. Ако морате некога да позовете, ставите његов телефонски број у задатак да бисте уштедели време у потрази за бројем.
Додајте датуме који су значајни и нису случајни. Када ваша дневна листа обавеза има само задатке које тај дан морате обавити, бићете много више усредсређени на прави посао.
Дозволите највише десет до дванаест означених задатака дневно на листи обавеза. То не значи да радите само те задатке. Ако на крају дана имате времена и енергије, увек можете више.
Групирајте сличне задатке како бисте се могли усредсредити на врсту посла који истовремено радите. Ово помаже да се избегне ризици више задатака .
Напишите своје задатке тако да буду смислени и мотивациони. Желите да погледате своју листу и будете мотивисани да заглавите и обавите посао.
Никада не пропустите да направите цео недељни преглед. Ово је лепак који држи све заједно и релевантним.