Када се догоде велике животне промене или поремећаји, управљање временом је једна од првих ствари која излети кроз прозор. У тим ситуацијама време може изгубити све дефиниције. Разумљиво, појмови хитно и важно добијају ново значење.

У својој књизи, 7 навика високо ефикасних људи , Стевен Цовеи је популаризовао концепт који назива матрицом управљања временом. Кови дели време које проводимо будни на четири квадранта:

• Квадрант 1 : Хитно и важно. Примери: помоћ у хитним случајевима или заустављање малог детета да улети у саобраћај.
• Квадрант 2 : Није хитно, али је важно. Примери: редовно мењање уља у аутомобилу или испуњавање интерног циља компаније да одговорно одговорите на сваки контакт купаца у року од сат времена.
• Квадрант 3 : Хитно, али није важно. Примери: сарадник који наврати да пита за пикник у компанији или одговара на ограничене понуде.
• Квадрант 4 : Ни хитно ни важно. Примери: доомсцроллинг кроз фидове друштвених мрежа, одговарање на коментаре на веб локацији које постављају људи које не познајете или ТВ бинге сесије.

Ево матричног графикона који илуструје Саге Аутоматион:^[1]

Да бисмо најбоље искористили ова четири квадранта, морамо бити брутално искрени у вези с тим како - и чему - додељујемо Цовеијеве услове. Ево како то учинити:

1. Ставите доларску фигуру на своје време

Ако желиш да елиминисати губљење времена у свом животу почните да се понашате према свом времену као да је новац. Разматрање времена као имовине може се осећати као помало нејасан концепт. Лепљење знакова долара на ваше радно време донеће јасност у журби.

Финансијски стручњак Даве Рамсеи предлаже праћење сваког пенија који зарадите тако што ћете сав новац доделити категорији. На пример, 1.000 УСД ваше следеће зараде може спадати у категорију кирије, 400 УСД може ићи у намирнице итд.Оглашавање

Све док не почнете да именујете и пратите своје време, управљање временом неће бити ништа друго до нагађања и осећаји. Комбиновање матрице управљања временом Цовеи и Рамсеи технике први је корак ка томе да се поставите на место возача управљања временом. Можда одлучите да ваше време доноси новчану вредност од 30 долара на сат. На пример, на крају Нетфлик-овог пијанства открићете да сте провели 4,5 сата. То долази до нето вредности од 135 долара. Запишите ово у дневни дневник под забавним садржајем.

Ако сте попут већине људи, тренутак јасности ће вероватно доћи крајем месеца када збројите доларске вредности које сте доделили својим различитим животним категоријама.

Иако сте можда слегнули са 135 долара потрошених на један ТВ пијан, како ћете се осећати када откријете да сте у једном месецу потрошили 1.485 долара у ту категорију? Као референтна тачка, ваш расположиви инвентар времена за 31-дневни месец, под претпоставком 16 будних сати дневно, износи 14.880 америчких долара. Само радно време вероватно је упило нешто у распону од 4.500 до 6.000 долара.

Сада имате моћ да унесете стварну јасноћу у управљање својим приоритетима. Да ли је гледање телевизије заиста вредело скоро 10% ваших укупних сати буђења? Само ви можете одговорити на ово питање.

2. Припремите се за успех матрице управљања временом

Започните исписивањем сваког задатка

У овом тренутку све што покушавате је да испразните мозак. Не трошите енергију размишљајући о хитности, важности или року. Тај део ће доћи касније. За сада се потрудите да све задатке који брује око вашег мозга ставите у табелу или на папир.

Користите све алате који вам најбоље одговарају како бисте што брже испразнили мисли. Не заустављајте се док не будете сигурни да сте све снимили.

Даље, доделите рок сваком задатку

Започните попуњавањем рокова за које знате да су постављени у камену. Да бисте одржали здраве везе, желећете да дате приоритет обавезама које сте већ преузели према другим људима. Ако је могуће, поставите рокове испред онога што сте обећали - можда ће вам требати то флексибилно време даље. Почните са циљем управљања временом да будемо познати као врста особе која премало обећава и прекомерно испоручује.Оглашавање

Истакните задатке за које знате да су хитни. Будите опрезни са применом израза хитно. Оно што вам се чини хитним, можда неће имати последице за вашу породицу, пријатеље и купце. Свако треба да изнесе личну дефиницију рада, али за почетак користите ову класификацију умерено.

Дајте приоритет претходним обавезама док их класификујете. Увек се можете вратити и надоградити одређени задатак на овај статус, али за почетак покажите одређену уздржаност. На крају, ако је све хитно, онда ништа не може бити заиста хитно.

Промените редослед листе по важности

Овде се употреба прорачунске табеле уместо папира заиста може исплатити. У табелу унесите колону важности или одаберите оловку или маркер друге боје ако користите папир или индексне картице. Дајте сваком задатку оцену важности од 1 (нимало важно) до 100 (од највеће важности).

Ја лично волим да користим скалу од 1 до 100 због грануларности коју пружа. На пример, два задатка могу оценити оцену 8 на скали од 1 до 10, али приликом сортирања можете разликовати 82 и 88.

3. Укључите свој живот у матрицу управљања временом

Сада се вратите корак уназад и погледајте шта сте добили. Ако сте урадили домаћи задатак, сада бисте требали да видите сваки свој задатак заједно са рангирањем по важности и хитности.

Почните да премештате сваки задатак у један од четири квадранта матрице управљања временом. Почните са очигледним пласманима. Једном када су у мрежи, можете проценити блиске позиве који би могли легитимно завршити у било ком од два квадранта. Можете започети поновно рангирање предмета у смислу важности или хитности и то је у реду. Можда схватите да неки задаци нису толико важни или хитни како сте у почетку мислили.

П1: Одржавајте отворену траку за слетање

Покушајте да спречите што више ствари из хитног и важног квадранта. То можда није могуће из вашег првог покушаја управљања временом, али поставите дугорочни циљ да одржите мало отвореног простора у К1. То можете постићи решавањем задатака који се појављују у остала три квадранта што је могуће ефикасније и ефикасније.Оглашавање

На пример, заузети оснивач стартапа и даље ће желети да остане у форми, али неће имати сате да проводи у теретани. Аутор бестселера Валл Стреет Јоурнал-а др. Јохн Јакуисх препоручује тренинг променљивог отпора током вежбања са тешким теговима. Научно је доказано да променљиви тренинг отпора даје много боље резултате у кондицији за далеко мање времена, каже др Јакуисх. Ово у комбинацији са храном са високим садржајем протеина може предузетницима дати жељене резултате, а да притом не жртвују драгоцене сате свог дана.

Очигледно је да бисте могли да позовете клијента за 10 минута и одмах ставите нешто у К1. Ниједно планирање или припрема с ваше стране нису могли да спрече његово слетање тамо, па то није ваша кривица. Ваш посао је да обезбедите стазу за слетање доступну за ову могућност.

П2: Избаците ове задатке наменским блоковима времена

Ако је нешто важно, постоји добра шанса да на крају постане хитно. Користећи пример замене уља, очигледно желите да се позабавите овим задатком пре него што вам мотор запне. Ако то не учините, задатак К2 одједном мора да се преквалификује у К1, а имаћете потпуно нови К1 да му прави друштво: Набавите аутомобил за изнајмљивање.

Остали К2 задаци можда никада неће постати хитни, али то не умањује значај ових предмета веће слике. Можда сте се обавезали да ћете научити више како бисте помогли унапређивању антирасизма на радном месту, примећује ауторка и сарадница Форбес-а Дана Бровнлее. Тај циљ се највероватније неће остварити све док и ако проактивно не блокирате време у календару како бисте били сигурни да додељујете потребно време ка том циљу.^[два]

Без свесног напора да се ови задаци закажу, они ће заувек остати непромењени.

П3: Поставите неколико хитних питања неколико питања

Најмање један проблем ове категорије је тај што се хитни задаци често маскирају као важни. Уобичајено је мешати то двоје, па је пресудно научити да правите ову разлику. Текст потенцијалног клијента за којег се надате да ће слетјети је хитан, док е-пошта вашег агента осигурања која жели да закаже годишњу ревизију полисе вероватно може да сачека до петка.

Е-пошта, говорна пошта, текстуалне поруке и други облици тренутне комуникације готово увек са собом носе осећај хитности, али можда нису важни. Док гледате ствари које су слетеле у К3, запитајте се да ли делите осећај хитности пошиљаоца или не. Можда је време да откажете претплату на одређене групе, појединце или билтене како бисте свели К3 неред на минимум.Оглашавање

П4: Искористите своје хитне и небитне активности

К4 је квадрант који сваки потенцијални менаџер времена воли да напусти, али немојте бити тако брзоплети. Иако дефинитивно желите да елиминишете срање, ово је такође квадрант у коме живе застоји. Уместо да се заветујете да ћете се у потпуности заклети од свих К4 активности, максимално искористите оне у којима се бавите.

Прво започните уклањањем или делегирањем задатака који вам не користе најбоље време. Свакако, тај извештај треба преобликовати, али приправник би то вероватно могао учинити уместо вас. Користите продајни софтвер за аутоматизацију е-поште за проналажење, тако да не морате све да их шаљете сами.

Када је пауза у питању, будите свесни активности због којих се осећате освежено и оних због којих се осећате исцрпљено. Реците да тој шетњи шумом и не препирању са странцима на друштвеним мрежама. Паметним одабиром слободних активности максимално ћете искористити свој К4.

Последње мисли

Цовеи-ова матрица управљања временом је страшно средство за усвајање када се осећате као да вас распоред контролише уместо обрнуто. Ваш успех ће се вероватно сводити на то колико сте искрени према себи када додељујете етикете.

Не бојте се запитати се, да ли је ово заиста хитно? Такође ћете морати да правите оштре разлике између онога што је вама важно и онога што је важно некоме другом. Превише је лако некритички прихватити туђу етикету важног или хитног.

Постоји згодна тачка управљања временом која вам даје потпуну контролу над вашим распоредом без скретања у ригидно размишљање. Предузетници ће посебно требати да унесу одређену флексибилност у своје распореде како би могли да искористе могућности К1 које се појављују ненајављено. Превише флексибилности и на крају ћете губити време. Док прилагођавате технике Цовеи-а и Рамсеи-а тако да одговарају вашем животу, дајте себи мало милости да погрешите и подесите по потреби. Доћи ћете тамо.

Још савета за ефикасно управљање временом

• 10 практичних начина за побољшање вештина управљања временом
• 10 доказаних вештина управљања временом које бисте требали научити данас
• Како повећати продуктивност рада: 9 основних правила

Кредит за истакнуте фотографије: екплоренатион # путем унспласх.цом Оглашавање

Референца